Projectes d'organització i qualitat
Millora de la gestió: Funcionalitats del sistema BAULA
El sistema BAULA proporciona un conjunt de funcionalitats genèriques de gestió documental i arxiu, que a la vegada donen suport als procediments que es tramiten utilitzant aquesta plataforma. Els eixos funcionals de BAULA són els següents:
- La gestió per expedients electrònics
- La gestió de models de documents
- La informació permanent sobre la tramitació
- L'ús sistemàtic de la signatura electrònica
- La compulsa i còpia autèntica electròniques
- La conservació digital a llarg termini
Gestió per expedients electrònics
Tota la informació s'agrupa en expedients electrònics, que inclouen un conjunt d'informació descriptiva i de tramitació, junt amb l'historial detallat d'aquesta tramitació, i contenen tots els documents que s'hi generen.
Gestió de models de documents
BAULA incorpora una completa administració de models de documents que permet definir amb un gran nivell de detall la composició documental de cada expedient i les característiques de cada document, al mateix temps que proporciona i gestiona models de documents autodescrits i automàticament emplenables.
Informació permanent sobre la tramitació
L'usuari, tant durant la tramitació com un cop finalitzada, té en tot moment una visió global de les tasques portades a terme, les persones que hi intervenen, el temps que s'hi triga, la documentació generada i les signatures electròniques realitzades. Aquest registre constant garanteix la traçabilitat del procediment realitzat.
Ús sistemàtic de la signatura electrònica
Totes les transaccions i manifestacions de voluntat realitzades a BAULA, des dels vist-i-plau realitzats al llarg de la tramitació, fins a les sol·licituds, informes, resolucions i notificacions administratives realitzades per via telemàtica, s'autentifiquen mitjançat l'ús de diferents nivells de signatura electrònica.
Compulsa i còpia autèntica electròniques
BAULA incorpora un procediment per a la transformació vàlida de documents en paper a format electrònic i a l'inrevés, mitjançant la compulsa i còpia autèntica electròniques. D'aquesta forma es poden gestionar tramitacions amb substrat documental híbrid utilitzant un expedient exclussivament electrònic.
Conservació digital a llarg termini
En acabar la tramitació, tota la documentació electrònica original es conserva en format electrònic d'acord amb el termini de conservació legalment establert. En el cas que aquest termini sigui de conservació a llarg termini o permanent, BAULA incorpora un arxiu digital, definit en compliment de la norma ISO 14721 (OAIS), un model d'objecte d'informació d'arxiu propi (AIP), i els procediments per aplicar-hi les polítiques de preservació adients.
En l'apartat de publicacions trobareu els documents referents a aquest projecte.
Per qualsevol comentari, poseu-vos en contacte amb nosaltres.
