Projectes d'organització i qualitat
Millora de la gestió: catàleg de processos - Anàlisi i millora
L'anàlisi i millora té el propòsit d'optimitzar i normalitzar la gestió dels processos i els procediments de treball, d'acord amb els recursos i les capacitats del Comissionat per Universitats i Recerca.
En aquest marc es treballa en base a quatre àrees d'estudi, sens perjudici d'incloure altres àmbits, amb l'objectiu de garantir la seguretat funcional, jurídica i tecnològica dels procediments del Comissionat:
- Àmbit funcional
- Àmbit de gestió documental
- Àmbit jurídic
- Àmbit de sistemes d'informació
- Àmbit de comunicació
La metodologia de treball de l'Anàlisi i millora s'orienta cap al foment de la participació, la responsabilitat compartida en la gestió i la visió global dels resultats.
Mètode de treball
- A partir de la informació obtinguda en la identificació efectuada en el Mapa de Processos.
- Efectuar la diagnòsi de situació per tal d’afrontar l’estudi del procediment.
- Prioritzar els procediments objecte d’estudi proposats pel Mapa de processos, per les unitats gestores o per la direcció del Departament.
- Ampliar la informació sobre el procediment: entrevistes personals, normativa, memòries, plans d’actuacions, observació directe, consulta d’expedients, etc.
- Elaborar els informes valoratius: àmbit funcional, àmbit de gestió documental, àmbit jurídic, àmbit de sistemes d'informació i àmbit de comunicació.
- Proposar el redisseny del procediment
- Elaborar l’informe d’accions de millora
Productes d’anàlisi i millora
- Redisseny del fluxe d'activitats
- Fitxa d'identificació del procediment
- Diagramació
Informes valoratius
Els informes valoratius generalment desenvolupen la definició dels següents elements tot identificant oportunitats de millora, sens perjudici d'incloure altres àmbits, amb l'objectiu de garantir la seguretat funcional, jurídica i tecnològica dels procediments del Comissionat:
- En l’informe funcional , elaborat pel Servei d’Organització i Qualitat dels Serveis, s’indicaran les informacions següents:
- Diagnosi i anàlisi del procés.
- Redefinició del circuit funcional.
- Enumeració i descripció de les punts de ruptura detectats.
- Qualsevol altra informació que es consideri rellevant en relació amb el procés.
- En l’informe sobre gestió documental, elaborat per l’Arxiu Central (Servei d’Organització i Qualitat dels Serveis), s’indicaran les informacions següents:
- Composició del substrat documental del procés (documents, expedients i circuit documental).
- Valors funcionals i context de la documentació.
- Criteris d’identificació, classificació i descripció, d’acord amb el Mapa de recursos d’informació.
- Règim d'accés a la documentació.
- Normalització de documentació administrativa.
- Taula d'avaluació documental.
- En l’informe jurídic, elaborat per l’Assessoria Jurídica, s’indicaran les informacions següents:
- Responsabilitats legals del Departament en relació amb el procediment.
- Adequació dels sistemes d’informació a la Llei de protecció de dades personals.
- Criteris de còmput dels terminis de sol·licitud, instrucció, resolució i revisió.
- Interpretació en supòsits de silenci administratiu.
- Revisió dels fonaments jurídics davant la implantació de millores funcionals, documentals i tecnològiques.
- En l’informe sobre els sistemes d’informació, elaborat per l’Area de Tecnologies de la Informació i Comunicació, s’indicaran les informacions següents:
- Requeriments funcionals i de compatibilitat dels sistemes d’informació en relació amb l’intercanvi de dades i als projectes corporatius.
- Adaptació dels sistemes d’informació als estàndars departamentals i corporatius (CTTI).
- Nivells de seguretat i autenticació dels sistemes d’informació.
- Responsabilitats sobre el manteniment dels sistemes d’informació.
- Qualsevol altra informació que es consideri rellevant en relació amb el procés.
- En l’informe sobre comunicació, elaborat pel Servei d’Organització i Qualitat dels Serveis
Informe d'accions de millora
Realitzats tots els informes valoratius corresponents es realitza una proposta única de procediment. Aquest document consta dels següents continguts:
- Acords amb la unitat responsable.
- Descripció de les accions de millora.
- Unitat responsables.
- Calendari d’implantació.
Aquestes propostes de millora són vinculants a partir de la seva aprovació per la unitat administrativa responsable i la direcció del Comissionat.
Circular d'aprovació del procediment i Guia pas a pas
Les guies de procediment s’elaboren d’acord amb la definició fruit de l’estudi corresponent i de les propostes de millora aprovades.
L’aprovació dels continguts de la Guia Pas a Pas correspon a la direcció, qui emetrà una circular a partir de la qual s'explicarà com s'ha de fer l’activitat.
La validesa de les impressions que es facin de la guia resten sotemeses a la versió publicada a la intranet.
La publicació de les guies es fa mitjançant la intranet i es realitza després de la seva aprovació.
Indicadors
Els indicadors són la variable o relació entre variables, de tipus quantitatiu generalment, la mesura de les quals al llarg del temps proporciona informació rellevant sobre la situació d'una organització i el seu entorn i ajuda a la presa de decisions.
Els indicadors poden ser de diferents tipus, segons com sigui la naturalesa d'allò que es vulgui mesurar i es complementen amb uns estàndards - quan és pertinent- que en faciliten la interpretació.
Dins el marc del Catàleg de processos s’ha definit un model de fitxa d’indicador única per a totes les unitats.
Normalització de documents
Quan en l'anàlisi del circuit documental es detecten documents amb deficiències estructurals, d'imatge o lingüístiques, com també quan es decideix crear nous documents o modificar-ne d'altres substancialment, es porta a terme la normalització dels documents.
Aquesta normalització consisteix en:
- La composició i/o revisió d'estructura, i la seva racionalització.
- La validació d'imatge corporativa.
- La correcció lingüística.
- La implementació en el format tecnològic de distribució i utilització.
- Taula d'avaluació documental
- En la taula d'avaluació documental s'indiquen les informacions següents:
- Identificació normalitzada del substrat documental del procés.
- Termini i criteris de conservació i/o eliminació dels documents.
- Calendari de transferència i generació de la versió d'arxiu.
- Suports documentals de tramitació i conservació a llarg termini.
- Motius i terminis de restricció de l'accés públic.
- Documents recapitulatius del procés.
Taula d'avaluació documental
En la taula d'avaluació documental s'indiquen les informacions següents:
- Identificació normalitzada del substrat documental del procés.
- Termini i criteris de conservació i/o eliminació dels documents.
- Calendari de transferència i generació de la versió d'arxiu.
- Suports documentals de tramitació i conservació a llarg termini.
- Motius i terminis de restricció de l'accés públic.
- Documents recapitulatius del procés.
Automatització de fluxos de treball
Quan així s’acordi en les accions de millora es posarà en marxa l’estudi d’adaptació del procediment que consistirà en reformular l’anàlisi funcional i documental per tal adaptar-lo a un sistema de gestió automatitzat, tot obrint noves possibilitats de gestió i de comunicació en connexió amb els projectes corporatius d’administació electrònica.
La implantació d’aquestes accions de millora poden ser assumides amb desenvolupaments a curt termini o suposar el desplegament d’un nou projecte.
Totes les accions de millora compten amb els requeriments establerts per la normativa sobre protecció de dades de caràcter personal i amb el foment de l’ús de la signatura electrònica.
Accions de millora en l’entorn de la Intranet:
- Guies de procediment (Pas a pas dels procediments i informació de context)
- Espais de treball virtuals
- Tràmits en línia.
- Píndoles de coneixement (autoformació amb veu i imatge)
Accions de millora d’automatització de fluxos de treball:
- Sistema de gestió d’expedients i arxiu digital (BAULA)
- Serveis i tràmits al Gencat
Accions de millora d’adaptació de sistemes corporatius:
Portal CIC (Portal dissenyat sobre la plataforma de la Extranet de les Administracions Públiques EaCat)
Per qualsevol comentari, poseu-vos en contacte amb nosaltres.
