Generalitat de Catalunya

El Mapa de processos és l'àmbit en el qual s'identifiquen i estructuren els processos del CUR.

Els processos del Mapa es classifiquen segons la seva missió en :

• Processos estratègics. Processos que es relacionen amb la definició i el control dels objectius de l'organització i la seva planificació i estratègia. En la gestió d'aquests processos intervé directament l'equip directiu de l'organització.

• Processos operatius o macroprocessos. Processos el resultat dels quals tenen una relació directa amb les funcions assignades normativament al CUR. Aquests processos s'adrecen directament als clients-ciutadans.

• Processos de suport. Processos que faciliten el desenvolupament de les activitats que integren els processos clau o estratègics.

El Comissionat per Universitats i Recerca entén que la identificació, descripció i l'estructuració de processos conformant el Mapa de processos és condició necessària per establir millores a nivell organitzatiu, i és una oportunitat a nivell estratègic.

Mètode de treball

• Identificar el marc d’actuació L’objectiu d’aquesta identificació és alinear elsprocessos i les actuacions de l’organitzacióamb la missió, la visió, les estratègies i les línies d’acció del Govern. Per tal d’assolir aquest objectiu s’analitzen els documents de referència, principalment el Pla de Govern, decrets d’estructura, memòries, plans sectorials, etc., així com la materialització en actuacions del Pla departamental.

• Difondre el projecte La difusiómitjançant un pla de comunicació és una part fonamental en el desenvolupament del projecte, ja que aconseguirla col·laboració i la participació de les unitats és indispensable per obtenir un resultat basat en criteris de qualitat. La Direcció de Serveis del Departament assumeix el lideratge i enceta la divulgació del projecte entre els diversos òrgans directius

• Identificar processos i descriure procediments La identificació dels processos operatius i la descripció dels seus procediments es realitza amb la planificació de reunions amb les diferents unitats, les quals faciliten la informació i participen activament en la definició de les seves activitats de gestió

• Dissenyar el mapa de processos A partir de tota la informació recollida i els processos identificats en la fase anterior, s'elabora una representació gràfica en la que els processos apareixen estructurats i interrelacionats en diversos nivells de detall.

• Comunicar internament i externament Els productes de l’activitat del Mapa de processos es comunica internament a través de la Intranet i externament a través del Web i d’altres canals de comunicació.

Recull i tractament de la informació

• El grup de treball: format per analistes d’organització i tècnics de la unitat.

• L’entrevista inicial amb la unitat responsable En laprimera reunió del grup de treball es fa difusió de la missió i els objectius del projecte, del mètode i el procediment de treball així com dels resultatsque es volen obtenir. La informació s’obté de la unitat mitjançant un guió d’entrevista semiestructurada amb preguntes dirigides i d’altres obertes, per tal d’incloure la veu de la unitat en la definició dels seus processos.

• La fitxa d’identificació de procediment És el document que recull ordenadament tota la informació detallada sobre el procediment i els serveis associats.

• La diagramació És l’eina bàsica de descripció de l’activitat de l’organització que permet l’estandarditzacióde processos models.

• Les accions correctores Són aquelles propostes de millora del procediment que provenen tant de la unitat com dels analistes d’organització i que poden implementar-se a curt termini amb els recursos disponibles.

• La base de dades La informació recollida en la fitxa de procediments’introdueix a la base de dades del Catàleg de processos. Aquesta informació és el punt de referència per iniciar l’anàlisi i la millora de qualsevol procés.

• Els continguts a la Intranet La base de dades del mapa informa l’arquitectura de continguts de la intranet

Productes del Mapa de processos

• Fitxa d'identificació de procediment

• Diagramació

• Representació gràfica de processos relacionats (Mapa de processos)

• Base de dades

• Continguts a la intranet

Fitxa d'identificació de procediment

La Fitxa d'identificació de procediment és un recull de tots els elements que defineixen el procedimenti d’aquella informació rellevant que ens permet situar-lo en el seu context.

S’estructura de la manera següent:

• Classificació en el Mapa de processos

Identificació de la tipologia de procediment en el marc global de l’activitat del Departament.

• Dades bàsiques

Definició dels elements que donen entitat pròpia al procediment.

• Fases del procediment

Estructuració del conjunt d’activitats. Les fases es poden assimilar a altres procediments model.

• Vinculacions

Identificació dels procediments, serveis i tràmits relacionats.

• Sistemes d’informació utilitzats

La identificació del sistemes d'informació possibilita l'adopció de millores de gran abast, transversals en l'organització o inclús interdepartamentals.

• Documents

La identificació dels documents emprats possibilita les accions correctores de normalització i simplificació documental.

• Fonts d’informació

Relació de fonts d’informació sobre el procediment que s’han consultat per realitzar la identificació del procediment.

• Propostes de millora de la unitat

Relació de propostes de millora que formula la unitat responsable o altres participants en el procediment.

• Observacions

Relació punts crítics d’especial rellevància.La seva identificació permet iniciar accions correctores a curt termini o ser el punt de partida d’un posterior estudi d’Anàlisi i millora amb propostes de millora a curt, mig i llarg termini.

Fitxa d’identificació de procediment (pdf)

Diagramació

La diagramació és una eina que ens permet visualitzar de forma detallada i cronològica les seqüències d'activitats que realitzen els actors dels procediments, així com els punts crítics i les accions amb valor.

Com elaborar diagrames(pdf)

Representació gràfica de processos relacionats (Mapa de processos)

El Mapa de processos és un esquema gràfic que representa, en un o diversos nivells de profunditat els processos que l'organització necessita per poder desenvolupar les seves funcions.

L'elaboració del Mapa de processos és un factor clau per comprendre i visualitzar de manera ràpida i senzilla les dinàmiques de funcionament intern de l’organització, per analitzar les interaccions entre unitats i les interrelacions entre processos, i per detectar oportunitats de millora en la gestió.

Els processos del Mapa es classifiquen segons la seva missió en:

• Processos estratègics

Processos que es relacionen amb la definició i el control dels objectius de l'organització i la seva planificació i estratègia. En la gestió d'aquests processos intervé directament l'equip directiu de l'organització.

• Processos operatius o macroprocessos

Processos el resultat dels quals tenen una relació directa amb les funcions assignades normativament. Aquests processos s'adrecen directament als clients-ciutadans.

• Processos de suport

Processos que faciliten el desenvolupament de les activitats que integren els processos clau o estratègics.

El s’entén que la identificació, descripció i l'estructuració de processos conformant el Mapa de processos és condició necessària per establir millores a nivell organitzatiu, i és una oportunitat a nivell estratègic.

NIVELL 1: Mapa de processos del Comissionat per a Universitats i Recerca (pdf)

NIVELL 2: Mapa de processos del Comissionat per a Universitats i Recerca (pdf)

NIVELL 3: Mapa de processos del Comissionat (pdf)

NIVELL 4: Mapa de processos del Comissionat (pdf)

Base de dades del Mapa de processos

(en construcció)

Continguts a la intranet

Continguts desde la base de dades a la intranet (pdf)

 

Per qualsevol comentari, poseu-vos en contacte amb nosaltres.