Projectes d'organització i qualitat
Millora de la gestió: Productes de gestió documental
- Mapa de recursos d'informació administrativa
- Sistema de seguiment d'assumptes
- Sistema de seguiment d'expedients
- Sistemes per a la gestió dels documents electrònics d'oficina
- Arxiu digital
Mapa de recursos d’informació administrativa
El mapa de recursos d’informació administrativa és l’instrument que identifica i descriu el substrat informacional i documental complet de les activitats d’una organització, amb la finalitat de fer possible una lectura analítica, múltiple i transversal, que doni resposta a les necessitats de l’organització.
El mapa combina tres dimensions de la informació i la documentació administratives: els òrgans i unitats operatives que la creen o reben, les funcions, activitats i transaccions que la generen, i els sistemes que la gestionen en funció de les seves formes i suports, tot ubicant en la intersecció les sèries documentals, que esdevenen així l’eix de la planificació documental.
Sistema de seguiment d’assumptes
Per controlar els passi de documentació entre unitats administratives, i fer el seguiment intern de la seva utilització, DursiGED va optar per utilitzar una solució corporativa: el programari de registre d’entrada i sortida, anomenat S@RCAT. Actualment totes les unitats del Departament utilitzen l’aplicació S@RCAT per:
- Portar el control de les entrades de documents a la unitat.
- Informar les trameses de documents a d’altres unitats administratives, obtenir-ne acusament de recepció, i conèixer-ne la destinació interna.
- Fer el seguiment dels assumptes relacionats amb els passi de documents.
- Enllaçar cada document amb el seu antecedent, de forma que es pugui saber quan, qui i de quina forma ha donat resposta a la petició expressada en un document que s’ha tramès.
- Vincular cada document a l’expedient on s’arxiva.
Sistema de seguiment d’expedients
Totes les unitats administratives tenen la necessitat de disposar d’un instrument que els permeti fer el seguiment de les tramitacions que porten a terme. Aquest és un dels motius pels quals es va posar en marxa el projecte BAULA, que es va definir com el Sistema de gestió d’expedients i arxiu digital.
El sistema BAULA fa possible el seguiment en temps real dels processos de treball, junt amb la gestió dels documents generats per cada activitat i la seva conservació a llarg termini en format electrònic. Per assolir aquests objectius BAULA proporciona un conjunt de funcionalitats genèriques de gestió documental i arxiu, que a la vegada donen suport a un conjunt de processos que es tramiten utilitzant aquesta plataforma.
Sistemes per a la gestió dels documents electrònics d’oficina
El suport a la gestió dels documents electrònics d’oficina durant el projecte DursiGED ha estat un element més de la implantació del sistema a les unitats administratives, i per això ha format part del Programa de gestió documental. Aquest suport s’ha desenvolupat:
- Mitjançant accions formatives i de suport a l'organització de l’arbre de directoris i la configuració del programari d’oficina i correu electrònic per utilitzar les solucions desenvolupades per la unitat de gestió documental.
- Mitjançant l'ús de plantilles en xarxa que incorporen funcionalitats d'autoclassificació, autodescripció i autoarxiu.
Arxiu digital
Des del moment en què es comencen a generar documents originals en format electrònic, es fa necessari disposar d’un sistema d’arxiu digital. Per aquest motiu, l'Arxiu Central del Comissionat ha posat en marxa l'Arxiu Digital.
L'Arxiu Digital utilitza el Sistema BAULA com a plataforma tecnològica per a l’ingesta, transformació, conservació i disseminació dels documents electrònics, com també per l’administració del sistema, d'acord amb l'estàndar ISO 14721 (Open Archival Information System Reference Model). Dins l'Arxiu Digital es defineixen i s'apliquen els cicles de vida i les polítiques de preservació sobre la documentació digital conservada, amb l'objectiu de mantenir la seva validesa legal, i evitar que amb el pas del temps esdevingui inaccessible a causa de l'obsolescència tecnològica.
En l'apartat de publicacions trobareu els documents referents a aquest projecte
Per qualsevol comentari o suggeriment, poseu-vos en contacte amb nosaltres.
