Projectes d'organització i qualitat
Millora de la gestió: Intranet
La intranet del Departament és un projecte organitzatiu integrat en el conjunt d’actuacions que desplega el Servei d’Organització i Qualitat dels Serveis per tal de garantir el dret a una bona administració. El projecte de la intranet del Departament d’Innovació, Universitats i Empresa (en endavant, DIUE) es fonamenta en dues premisses:
- La ciutadania no pot disposar de més i millors serveis si no hi ha una millora en l’organització interna.
- La millora dels serveis i de la gestió no pot obtenir els resultats esperats si no es complementa amb una política de comunicació i d’informació que permeti garantir el coneixement de tots els usuaris.
Per tot això, la intranet té com a objectiu la millora i l’increment dels fluxos d’informació que circulen per l’organització. Aquest increment només es pot fonamentar amb una orientació clara cap a l’usuari el qual dóna sentit, en la seva tasca diària, a la intranet com a servei i com a recurs de coneixement, més enllà del rellevància de les TIC dins l’Administració.
La intranet del Departament és una realitat que es basa en processos la qual cosa vol dir:
- Aporta una visió integral i transversal de l’organització: en aquest sentit, incrementa el coneixement per part de tots els treballadors de la institució de les activitats que es desenvolupen en l’organització, de la importància de les tasques i activitats que realitzen cadascun dels membres per a la prestació de serveis, i representa la necessària interacció i dependència entre les àrees i unitats per a l’assoliment dels objectius del Departament.
- Presenta una més gran permeabilitat davant dinàmiques de canvi, a diferència d’una intranet basada en unitats, o en serveis.
- És una font d’informació i de formació: en la mesura en que el mapa de processos permet visualitzar de manera ràpida i senzilla totes les activitats que es duen a terme a la institució, és una font d’informació útil per a qualsevol usuari (intern o extern) de l’organització i una font de formació per a nous treballadors.
- És una fase necessària per al desenvolupament de projectes de Gestió de la qualitat: la gestió basada en processos, la seva representació, així com el coneixement per part dels treballadors d’una organització dels mateixos, és un dels principis sobre els quals es fonamenten els sistemes de gestió de qualitat. Davant la possibilitat d’iniciar projectes en matèria de gestió de la qualitat, disposar del mapa de processos de la institució és un element necessari per reduir el cost i el temps d’execució d’aquests projectes.
- Permet iniciar la identificació dels serveis prioritaris per impulsar la Carta de Serveis de la institució: l’estudi dels processos permet identificar també els serveis que presta l’organització. Un cop elaborat el mapa de processos, es tindrà el coneixement necessari per determinar quins serveis són prioritaris i necessiten elaborar la Carta de Serveis.
Les quatre línies estratègiques (definides en el Pla d’Actuacions de la Intranet) i presentades per primera vegada a la 1a Jornada d'intranets de la Generalitat sobre les quals treballa la intranet són: la intranet com a eina d’informació i coneixement, com a eina de comunicació, com a eina de gestió i proximitat amb l’usuari. En aquest sentit es poden enumerar les següents actuacions: implementació d’estàndarts d’accessibilitat de la informació, estudis quantitatius i qualitatius d’audiències, descentralització de l’edició de continguts, creació de grups de treball virtuals, vocació d’intregació de sistemes per a la interoperabilitat entre els projectes departamentals i interdepartamentals (BAULA, Catàleg de processos, DURSIGed, web departamental, etc.), creació d’una plataforma de gestió, potenciació del feedback amb l’usuari i de diferents canals per a la millora de la comunicació interna i el desenvolupament d’una gestió d’usuaris flexible basada en perfils.
D’altra banda, el desenvolupament i la millora en la creació de vincles amb altres projectes afins, ha permès una interacció constructiva que s’ha vist reflectida en diferents productes desenvolupats de manera conjunta.
Per qualsevol comentari, poseu-vos en contacte amb nosaltres.
